Jasa Document Management Syatem merupakan jasa penyediaan sistem aplikasi pengelolaan dokumen Hardcopy (kertas, microfilm, dll) yang sudah dikonversi atau dialihmediakan ke dalam format digital maupun Softcopy serta diupload ke piranti lunak atau aplikasi Document Management System (DMS).
Dokumen softcopy yang sudah terupload tersebut dengan bantuan aplikasi DMS dapat diakses, dicari, ditampilkan, dishare, dicetak kembali maupun didistribusikan oleh semua pengguna yang sudah diautorisasi oleh aplikasi DMS.
Fitur pencarian dokumen/arsip yang "Google Based" memudahkan pengguna dalam pencarian document dengan cukup mengetikan kata kunci atau keyword dari arsip/document yang dicari.
Fitur lain yang tak kalah pentingnya adalah fitur versioning, yang memudahkan pengguna untuk merevisi arsip/document tanpa menghilangkan draft arsip aslinya.
Prinsip Utama Sistem DMS adalah :
a. Capture
Capture, merupakan proses document imaging berupa scanning, batch proses dan import dokumen elektronik.
b. Storage
Storage, penyimpanan dokumen ke dalam aplikasi DMS.
c. Index
Sistem index, akan diproses oleh aplikasi DMS untuk membuat sistem pengarsipan terorganisir agar document dapat dicari dan ditampilkan kembali secara efisien dan mudah.
d. Retrieval
Retrieval, proses untuk perolehan kembali informasi dokumen yg mencakup teks, index dan gambar ke dalam sistem. Suatu sistem retrieval yang baik akan memudahkan dan mempercepat pencarian dokumen kembali.
e. Access
Access, akan membuat hak akses secara personal untuk memudahkan pengguna dalam mengakses document baik di kantor atau tempat lain serta flesibiltas untuk mengendalikan akses sistem.
Secara prinsip prosesnya sistem DMS sebagai berikut:
- Dokumen atau hardcopy akan di-scan oleh operator scanner satu per satu sesuai dengan scanner. Baru kemudian proses indexing.
- Proses Indexing dapat menggunakan fasilitas OCR yang ada di mesin scanner ataupun secara manual dengan menggunakan template index
- Setelah melalui proses indexing, dokumen tersebut diupload ke dalam server yang telah diinstall software DMS.
- Agar pengguna dapat memanfaatkan dokumen dari lokasi yang berbeda, server DMS tersebut dapat dihubungkan dengan LAN/Network, sehingga pengguna dapat mengakses aplikasi tersebut untuk melihat dokumen yang diinginkan.
Dengan memanfaatkan jasa document/arsip management syatem ini, diharapkan pengguna akan mendapatkan beberapa keuntungan sebagai berikut:
- Pengelolaan dokumen yang lebih teratur dan mudah.
- Memiliki copy document hardcopy dalam bentuk file yang mudah dicari dan dipakai kembali.
- Penghematan waktu dan ruangan untuk penyimpanan document/arsip kertas.
- Mempercepat penemuan salinan document, pencetakan kembali, pendistribusian ke pengguna lain.
- Dokumen fisik akan lebih awet karena semakin jarang digunakan.
- Dengan fasilitas internet dan intranet, document/arsip akan mudah dishare,didistribusikan ke kantor cabang.
Perusahaan yang memerlukan aplikasi DMS adalah perusahaan yang mengelola document/arsip dalam jumlah besar seperti perusahaan asuransi, jasa keuangan, instansi pemerintah, ataupun BUMN.
Kami selaku penyedia layanan jasa document management system yang telah berpengalamana menangani 250.000 document kertas setiap bulan akan membantu client dalam penerapan system ini tanpa biaya investasi awal 'ZERO INITIAL INVESTMENT'.
Semua perangkat keras maupun piranti lunak yang diperlukan untuk implementasi sistem DMS akan kami sediakan seperti :
- Pengadaan dan instalasi perangkat keras berupa server, PC, scanner, hub dll.
- Penyediaan dan implementasi aplikasi Document Management System.
- Penyediaan Jaringan LAN.
- Sumber daya manusia : admin aplikasi DMS, operator scanner dan upload document.
Apabila perusahaan Anda berminat untuk menyewa jasa 'outsource' pengelolaan document management system dari kami silakan email ke sewa.adja@gmail.com, atau dial nomor telepon kami 021-82411430 kami akan menawarkan harga ekonomis dan pelayanan terbaik.
